CARTES D’IDENTITE VEHICULE

Informations sur la marque, le modèle, le type de véhicule, le no de châssis et de moteur, le type de boite de vitesse, le numéro de plaque, la date de vente, l’autoradio, la télécommande, les pneumatiques, le type de carburant, le type de batterie, etc…

SAISIE DE L’ORDRE DE REPARATION

Création de l’ordre de réparation (ordre de travail), impression de l’ordre de réparation et les rapports de réparation.

SAISIE DE LA FICHE DE TRANSFERT P.R.

Enregistrement des pièces fournies aux véhicules en réparation, saisie rapide à l’aide de la pièce, impression de la fiche de transfert, listes de collecte des matériaux fournis aux véhicules en réparation.

SAISE DE LA MAIN D’ŒUVRE

Saisie de la main d’ouvre fournie aux véhicules à partir du catalogue ou autre. Calcul des montants de la main d’œuvre soumise à la durée et au forfait horaire.

FACTURE DE REPARATION

Emission de la facture de réparation à crédit ou au comptant intégrée avec le compte courant, la caisse et le personnel. Répartition d’une opération effectuée sur un véhicule à plus d’une facture.

VERIFICATION DES VEHICULES DE SERVICE

Véhicules dont la réparation est incomplète, les réparations non facturés. Cartes générales de suivi véhicule, pièces montées sur les véhicules et leurs coûts, main d’œuvre déployée et son coût, souhaits et réclamations des clients, résultats des mesures, suivi du kilométrage et de la date d’arrivée au garage. Suivi des  opérations effectuées dans d’autres garages.

OPERATIONS SELON LE CATALOGUE DE REPARATION

Codes de la main d’œuvre, codes de panne et leurs explications, durée de la main d’œuvre, prix de l’heure selon la nature de l’intervention et les rapports.

RAPPORTS DU SERVICE

Véhicules dont la réparation est incomplète, véhicules dont les factures sont émises, listing des véhicules selon le modèle et le kilométrage, analyses de réparation de véhicule, convocation des véhicules qui ne se présentent pas à l’entretien. 

EXPERTISE

Préparation de l’expertise pour les véhicules et impression du rapport d’expertise avec photos de l’accident. Suivi des documents de l’accident.

RESULATS DU DIAGNOSTIQUE

Saisie des résultats des mesures sur le véhicule. Mesures des gaz d’emission … suivi des valeurs de mesure du moteur.

SUIVI DES VEHICULES DE VEHICULE D’OCCASION

Suivi des véhicules de seconde main soumis à la vente et détermination de l’état du véhicule. Marquage des zones de sinistre.

INFORMATIONS PERSONNEL

Suivi de la performance du personnel, informations sur le prénom, le nom, le salaire, l’adresse, le téléphone. Saisie de la compétence opératoire du personnel.

TRANSFERTS DES DONNEES

Transfert des données sur les pièces de rechange, transfert des données de main d’œuvre, transfert des données de matricule.

BARRE CODE

Possibilité d’opération directe sur la base des données avec le lecteur de barre code.

CARTES DE CLIENT

Codes de groupe clients, informations sur le prénom, téléphone, adresse, e-mail, web, banque. Suivi des véhicules appartenant au client et le suivi des activités du client.

RELATIONS CLIENTELE

Préparation du plan de suivi des véhicules venus sur ReCall, des véhicules dont la durée de maintenance arrive à échéance et des clients dont on veut suivre la satisfaction sur le service après la réparation.

CARTE DE PIECE DE RECHANGE

No de la pièce, dénomination originale, producteur, type de véhicule, code d’image, code de panne, code de saison, informations sur la concurrence, matériaux équivalents,  catégorie de vente, adresse de dépôt, prix d’achat & vente, nature de devise, unité, quantité de paquets, fonds, GTIP, coût, lieu d’approvisionnement, % de bénéfice, % de remise, quantité max. et min. de stock.

MOUVEMENTS DES PIECE DE RECHANGE

Suivi des mouvements en entrée et sortie de stock, en numéro, date quantité et montant.

VARIATONS DES PRIX

Saisi des prix en tableaux XML ou Excel, variation des prix selon les groupes de pièces.

ANALYSES

Récapitulation quotidienne, récapitulation mensuelle, analyses de factures.

ECRAN DE RECHERCHE DE PIECES

Options de recherche selon le code de pièce, code d’organe, type ou marque de véhicule. Suivi des pièces équivalentes. Conversion des prix de vente en devises voulues.

OPERATIONS DE CAISSE

Création des chapitres de revenus-charges, suivi et le compte rendu des paiements et des encaissements.

OPERATIONS COURANTES

Informations sur les clients et sur les groupes de clients, visualisation des mouvements selon les dettes, les créances et les échéances, impression des relevés.

OPERATIONS DE BON DE LIVRAISON

Saisie de bon de livraison intégrée avec le compte courant, vérification du bon de livraison, impression du bon de livraison, facturation des bons choisis.

FACTURATION DE LA VANTE AU DETAIL

Facturation de la pièce choisie par  l’écran d’aide de pièce, suivi de la facture émise, intégration du compte courant avec la caisse, annulation de facture,

OPERATIONS DE COMMANDE

Préparation de la proposition de la commande d’achat en moyenne arithmétique et moyenne orientée, suivi de commande sur la base de groupes de pièces. Calculs de Safety stock. Lead Time.

RAPPORTS

Analyses des coûts de stock, rapports comptables, inventaires, relevés de stock, relevés de stock mort, relevé de stock excédentaire, analyses de vente, options de rapport en XML, PDF, TXT.

OPERATIONS DE CREATION

Création rapide à partir d’Excel avec la saisie automatique des données sur le stock, sur les cartes de client et sur les réparations du véhicule.

TRANSMISSION A LA COMTABILITE

Sorties des données XML pour la comptabilité.

Relations service - client

• Rappel des véhicules qui ne sont pas venus à la maintenance,
• Rappel des véhicules dont la durée de garantie arrive à échéance,
• Rappel des véhicules venus sur ReCall,
• Rappel des véhicules selon la marque, le type, l’année de modèle,
• Rappel des véhicules selon l’intervalle de numéro de châssis,

• Suivi des clients de service

Les données sur les clients de service sont les mêmes que le dossier dans lequel sont enregistrées les informations sur le client. Pour cette raison un client déjà venu dans un département quelconque peut être repéré et un double enregistrement est ainsi évité. Tous les véhicules peuvent être suivis à partir d’un seul enregistrement de client et d’un compte courant dans le cas d’un client ayant plus d’un véhicule.

Suivi de la satisfaction du client (CSM)

Rappel des propriétaires des véhicules dont la durée de maintenance  arrivé à échéance, véhicules venus sur  ReCall, préparation des consignes de recherche pour le personnel utilisateur avec les options telles que le rappel des clients selon l’intervalle de châssis, la dernière date de maintenance, le type de véhicule et la possibilité de suivi sur outlook si on le souhaite.

Système d’avertissement de véhicule

Les messages envoyés par le constructeur apparaissent sur l’écran comme avertissement lorsque le véhicule est reçu pour la maintenance dans le service. Ces messages d’avertissement peuvent être sous forme de ReCall, de signalement de véhicule volé ou d’une note technique quelconque.

Création du registre de véhicule

Le registre du véhicule sera créé pour une seule fois lors de sa première arrivée au service si les coordonnés du véhicule n’ont pas déjà été transmis en milieu électronique par le constructeur. Le numéro de plaque, le type de véhicule, le numéro de châssis, les coordonnés du propriétaire, la date de mise en circulation, l’année de modèle, le numéro de carte grise, le numéro de moteur, la couleur, le numéro de la clé, les dimensions des pneumatiques, le numéro de commande, le code de l’autoradio et les notes particulières mentionnées par le service.

Création de l’ordre de réparation

A cette étape, l’opération démarre par un numéro de réparation donné par le système et par le numéro d’entrée donné par l’utilisateur et la procédure est poursuivi par le personnel d’accueil par la saisie des informations telles que, le choix du client via le numéro de plaque, le numéro de châssis, le niveau de carburant, le motif d’arrivée, le mode de paiement, le kilométrage, la saisi des plaintes du client, la détermination de la remise à appliquer pour les pièces de rechange et de main d’œuvre. ıl n’est pas nécessaire de saisir les informations constantes si le registre du véhicule est déjà créé.

Fiches de réparation

La livraison de la  pièce de rechange à la réparation n’est possible que si la réparation est créée et achevée. C’est le module qui ajoute à la carte du véhicule les matériaux demandés par le mécanique au département de pièces de rechange et qui les déduit du stock par la fiche de transfert. La saisie de  main d’œuvre de la réparation se fait en utilisant ce module,  les codes de main d’ouvre applicables au véhicule peuvent être choisies sur l’écran d’aide ou on peut procéder à la réparation comme étant un travail extérieur

Résultats des mesures (Diagnostique)

Les résultats des tests tels que la mesure de carbone applicables lors de l’intervention peuvent être poursuivis par l’enregistrement sur les cartes de véhicule.

Facturation de la réparation

La facture de réparation se réalise en cliquant sur la touche de facture après avoir choisi le véhicule dont la réparation est terminée. Ce module travaille en intégration avec les comptes de  la caisse et  de compte courants. Avec l’émission de la facture de réparation le véhicule passe de l’écran des réparations créées à l’écran des véhicules facturés. Les opérations de réparation peuvent se diviser en plus d’une facture si on le souhaite.

OPERATIONS D’EXPERTISE

L’opération d’expertise est le module où sont tenues les registres des sinistres subis par les véhicules et leurs comptes-rendus. Les pièces endommagées et la main d’ouvre associée à ce sinistre sont saisies dans le formulaire d’expertise dans l’opération d’expertise. En outre, sur ce formulaire figurent aussi le numéro de réparation, la société d’assurance, la date de l’expertise, le personnel de service ayant procédé à l’expertise, les renseignements sur l’expert nommé par la société d’assurance,  le numéro de police, les notes de l’expert et la photo digitale relative au sinistre. Un rapport avec les renseignements sur le véhicule et les formalités restant à accomplir peut être préparé pour être envoyé à la société d’assurance sous format PDF avec photos.  Il est possible d’avoir le relevé des pièces de rechange qui s’avèrent nécessaires à l’issue de l’expertise.

Catalogue de réparation

Le catalogue des durées de réparation ; c’est le tableau qui précise le code de main d’œuvre et la durée de l’intervention. Les codes de  main d’œuvre se codifient différemment pour chaque intervention à appliquer durant la réparation.  Ces codes peuvent être valables aussi bien pour un type de véhicule que pour plusieurs. En plus le prix de l’heure de la main d’œuvre peut s’appliquer différemment selon le type de main d’ouvre tels que la mécanique, la tôlerie, la peinture.

Formalités de garantie

Les formalités de garantie sont un module que les constructeurs appliquent en ayant  déterminé les normes selon les conditions du pays où les véhicules sont vendus. D’autre part on peut procéder à l’application de garantie pour motif de réparation défectueuse. Pour cette raison il peut falloir un travail de logiciel sur la garantie particulière pour les travaux à effectuer sur la base des marques, néanmoins cela peut se poursuivre en créant plusieurs types de garantie. Les types de garantie à appliquer peut se créer par l’utilisateur et il est possible également de préciser pour chaque type de garantie si celle-ci est a à facturer ou non au distributeur, à inscrire ou non sur la facture du client,  ce qu’il faut marquer dans la case montant. On vérifie à partir de sa date de mise en circulation et de son kilométrage si un véhicule en dépannage est sous garantie ou non. La durée de garantie pour chaque type de voiture doit avoir été indiquée pour cette opération. Cette opération est possible en indiquant le kilométrage maximum pour lequel la garantie reste valable et la durée de garantie en unité de mois à courir à partir de la date de vente.

RAPPORTS DE SERVICE

Certains rapports standard ont été préparés afin de pouvoir suivre et analyser les opérations de service, pourtant il est possible d’ajouter des rapports d’analyse de contrôle et de réparation propres à la marque pour les travaux à effectuer pour une certaine marque

Rapports généraux

• Rapport sur les véhicules entrant,
• Rapport sur les véhicules non arrivés,
• Le rapport de détail sur les fiches de transfert
• Rapport, selon leurs types, sur les véhicules entrés dans le service (rapport mensuel)
• Rapport, selon leurs motifs d’arrivée, sur les véhicules entrés dans le service (rapport mensuel)
• Tableau horaire du personnel
• Tableau de revenu du personnel.

• Rapports sur les réparations en cours

• Impression des ordres de réparation,
• Impression des informations sur la réparation,
• Véhicules en attente dans le service,
• Rapport sue les pièces en attente en réparation,
• Rapport d’expertise de véhicule,
• Liste des besoins.